Was bei der Umstellung auf Windows 10 beachtet werden muss

Am 14. Januar 2020 hat Microsoft den Support für Windows 7 eingestellt. Gewiss, in Anbetracht der Corona Pandemie gehört der Wechsel von Windows 7 auf Windows 10 nicht direkt zu den „überlebensnotwendigen“ Themen. Allerdings ein Betriebssystem ohne Herstellersupport und ohne Sicherheitsupdates verursacht auf Dauer technische Probleme und erfüllt teilweise nicht die Anforderungen an die IT-Sicherheit (insb. auch nicht die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung der EU / DSGVO). Somit gehört das Rollout auf Windows 10 indirekt zu den „existenzsichernden“ Themen, insbesondere bei gestiegenen Remote-/Homeoffice Zeiten. Lesen Sie im folgenden Beitrag, worauf Unternehmen bei der Umstellung auf Windows 10 achten sollten.

Herausforderung der Umstellung auf Windows 10 für Unternehmen

Anders als Privatnutzer oder kleine Firmen, die vorrangig mit Standardsoftware arbeiten, haben Mittelstand und Großunternehmen (u.a. Banken und Versicherungen) im Laufe der Jahre viele eigene spezifische Prozesse, Arbeitsabläufe und Applikationen unter Windows 7 entwickelt.
Neben den technischen Kompatibilitäts- und Hardwareproblemen z.B. fehlende Treiber), sind unsere Berater auf folgende fachliche Herausforderungen bei dem aktuellen Windows10-Rolloutprojekt in einer Großbank in München gestoßen:

• Übertragung komplexer, historisch gewachsener und auf Windows 7 entwickelter Prozesse auf die neue Windows 10 Umgebung
• Integration der „Eigenentwicklungen“ und speziell auf die Anforderung der Bank zugeschnittene Applikationen in die Windows 10 Welt
• Lizenzen-Prüfung der Applikationen (insb. bei älteren Entwicklungen, aber auch bei Standardapplikationen) bei der Integration auf Windows 10 Prozesse
• Schnittstellen-Prüfung der Applikationen sowie Programme in der Windows 10 Umgebung
• Prüfung und ggf. Transformation der manuellen Workarounds und Reconciliationstools in Bereichen mit hohem Abstimmungsbedarf (u.a. Accounting, Controlling, Meldewesen, Segmentberichte, Financial und Management Reporting, Konsolidierung), sowie ggf. Anpassung „einfacher Makros“ bei der Umstellung der Applikationen auf Windows 10.

Technologies in Business, SergeyNivens / © Depositphotos.com

Kontinuierliches Testen als Schlüssel zur erfolgreichen Umstellung

Bei der Umstellung auf Windows 10 spielen Tests die entscheidende Rolle. Dabei wird z.B. ein virtuelles Testumfeld geschaffen, das jede einzelne Applikation durchlaufen muss. Gibt es Fehler, wird ein Defekt erstellt und deren Wichtigkeit für das Windows 10 Rollout eingestuft (z.B. in einem Testtool, wie ALM HP QC Quality Center). Erfahren sie hier mehr über Testmanagementtools.

Dabei ist es wichtig, dass die IT-, Entwickler und Fachabteilungen eng zusammenarbeiten. Die Projekterfahrung zeigt, es gibt immer mehrere Lösungsoptionen und nicht alles muss mit komplexen, teuren und am Ende undurchsichtigen IT-Entwicklungen gelöst werden. Es lohnt sich, über eine fachliche Umstellung des Prozesses nachzudenken und ein Change auf der Fachseite durchzuführen. Dies spart nicht nur IT-Kosten, sondern bietet neue Möglichkeiten bei einem großen IT-Projekt zusätzlich fachliche Verbesserungen durchzudenken und zu implementieren. Ein reger Kommunikationsaustausch der Stakeholder („Balance zwischen der IT- und der Fachlichkeit“), Bereitschaft für die Änderungen („Verlassen der Komfortzone“) und der Wunsch zur nachhaltigen Verbesserung sind natürlich die Voraussetzungen für den Erfolg der Problembehebung, auch bei Windows 10 Projekten.

Können IT-Probleme bei einzelnen Anwendungen von der Bank-IT nicht selbst behoben werden, muss eine andere Lösung gefunden werden. Der für die Applikation zuständige Mitarbeiter kann sich zum Beispiel mit dem Hersteller der Applikation, die Probleme bereitet, in Verbindung setzen und nach einem Update fragen. Sind Applikationen – egal, wie viel man ändert – nicht mit Windows 10 kompatibel, gilt es abzuwägen, wie viel Zeit und Geld man in eine alte Applikation investiert. In manchen Fällen sind Neuentwicklungen und Neuanschaffungen besser.

Besondere Aufmerksamkeit für den Schutz persönlicher Daten

Banken als Teil der kritischen Infrastruktur müssen in besonderem Maße auf den Schutz persönlicher Daten achten. Die Bank-IT muss sicherstellen, dass auch nach dem Umstellungsprozess alle Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung der EU erfüllt sind. Externe Berater beispielsweise, die sich im IT-Bereich ebenso gut auskennen wie mit den Anforderungen an die Bankenregulierung, stellen dieses Thema auch bei Projekten bezüglich der Umstellung auf Windows 10 in den Vordergrund. Das Management von Banken sollte frühzeitig agieren und die notwendigen Maßnahmen in dieser Richtung ergreifen.
Beim Umgang mit den persönlichen Daten geht es nicht nur um technische Fragen, sondern auch um Zugriffsberechtigungen. Manche Mitarbeiter haben von mehreren Geräten aus Zugriff auf ein Konto, unter anderem auch von ihrem privaten Laptop aus.

Vorsicht bei voreingestellten Windows-Diagnosedaten

Viele private Nutzer wissen bereits, dass die Datenerfassung und die Analyse des Nutzerverhaltens seit der Veröffentlichung der ersten Versionen von Windows 10 Home und Windows 10 Pro im Jahr 2015 ein integraler Bestandteil des neuen Betriebssystems sind. Die Integration dieser Features war so tief verankert, dass dies immer noch zu den heißesten Themen im IT-Bereich gehört. So muss zum Beispiel in der Phase der ersten Installation des Betriebssystems auf dem Gerät des Benutzers eine Wahl zwischen Voll- und Basis-Telemetrie getroffen werden.
Unter „Telemetrie“ wird die Übertragung von Messwerten auf drahtgebundenem oder drahtlosem Weg bezeichnet. Microsoft ergänzt diese Daten um den Typ der verwendeten Hardware, die Installierte Anwendungen und Details zur Nutzung, sowie die Informationen zur Zuverlässigkeit von Gerätetreibern. Wenn die neuen Benutzer die Option „Basis”-Telemetrie (Minimum) wählen, legen sie Grenzen für die übertragenen Informationen fest, schließen sie aber nicht vollständig aus. Für große Unternehmen können diese Einstellungen zu Sicherheitsrisiken führen, die einen Imageschaden und sogar finanzielle Verluste zur Folge haben können.
Finanzinstitute sollten daher auf die Möglichkeit der Telemetrie verzichten. Im aktualisierten 9. Bericht des Bayerischen Landesamts für Datenschutzaufsicht (Stand Januar 2020) wird darauf hingewiesen, dass Versionen von Windows 10 Enterprise 1909 (für Unternehmen) und Windows 10 Education (für Bildungseinrichtungen) über flexible Verwaltungseinstellungen verfügen.

Homeoffice als Chance für die Umstellung

Die Projekterfahrung hat gezeigt, dass nicht alle Geräte (wie z.B. Laptops, die während der Corona-Pandemie vermehrt an die Mitarbeiter herausgegeben wurden) den aktuellen Update-Stand hatten oder dass auf denen sogar noch Windows 7 installiert war. In einigen Fällen war es notwendig, die Mitarbeiter wieder vom Homeoffice zurück in die Bank zu holen, weil die technische Ausstattung im Homeoffice den Ansprüchen an die Sicherheit der Bank-IT nicht genügte.
Dieser außergewöhnlichen Situation konnte man sogar etwas Gutes abgewinnen: der Bank-IT wurde mehr Beachtung geschenkt als im normalen Alltagsbetrieb. Das ist letztlich eine gute Voraussetzung, um alle Mitarbeiter für die Bedeutung der Umstellung auf Windows 10 zu sensibilisieren. Banken, die beispielsweise wegen der Arbeit im Homeoffice neue Laptops mit der Windows 10 Version 1809 zur Verfügung gestellt bekommen, aber die Tests ursprünglich mit der Windows 10 Version 1709 begonnen haben, müssen nun zügig die aktuellen Versionen in die Tests einbeziehen und sich schon jetzt auf die neueste Windows 10 Version 1909 vorbereiten.