Migration von Stammdaten in die SAP S4/HANA – worauf es ankommt

Einführung von S/4HANA FI-CA

Ein Logistikunternehmen hat sich für die Einführung von S/4HANA FI-CA für den Bereich der Buchhaltung und Rechnungsstellung entschieden. Dabei erfolgte die Integration in die komplexe Systemlandschaft sukzessive, die Stammdatenmigration tautologisch. 

Mandant: Logistikkonzern (5 – 10 Tausend Mitarbeiter) 

Ziel der Migration von Stammdaten

Unser Projektziel war es, alle relevanten Master- und Metadaten zu migrieren. Dazu gehörte die Konzeption des zukünftigen Daten Set-Ups, einschließlich Vereinbarungen über die zu erreichende Datenqualität. Ein weiterer wichtiger Bestandteil des Konzepts war eine Roadmap des Migrationsprozesses inklusive der End-to-End-Testumsetzung vor Inbetriebnahme von SAP S/4HANA sowie der eigentlichen Datenmigration mit GoLive des Systems.  

Herausforderung der Migration

Die gesamte historisch gewachsene Unternehmensstruktur, einschließlich der Kunden- und Lieferantendaten, musste während der Migration überdacht und neu abgebildet werden. Dabei mussten die bestehenden Daten und Prozesse auf die Zielstruktur in SAP S/4HANA umgestellt sowie die Datenqualität auf ein adäquates Level gebracht werden.   

Bei diesem Projekt wurde ein Finanz-Altsystem durch SAP S/4HANA FI-CA abgelöst. Da in der bestehenden IT-Landschaft keine weiteren SAP-Applikationen im Einsatz waren spricht man von einer sog. Greenfield Lösung. Diese ist technisch weniger komplex, da man standardisierte Prozesse und Daten implementieren und sich von jeglichen Altlasten befreien kann. Die Anpassung der Datenstruktur und das Kreieren bzw. die Beschaffung und Transformation der Daten ist jedoch meist aufwendiger als gemeinhin angenommen. Eine enge Abstimmung mit der Projektleitung bezüglich zu erreichender Qualitätsstandards ist absolut empfehlenswert bzw. alternativlos. 

Vorgehen bei der Migration von Stammdaten

Zunächst wurde der relevante Scope bestimmt, d.h. welche Daten konkret sollten migriert werden? Parallel dazu wurden die Zielstruktur der Daten, Pflichtfelder und Formate festgelegt. In welcher Form ist dieser Scope in SAP S4/HANA zu überführen (Hierarchie, Datentypen, etc.)? 

Im nächsten Schritt der Migration wurde die vorhandene Datenqualität mit Hilfe des SAP-Migration Cockpits analysiert. Zu diesem Zweck erfolgte ein erster sogenannter Mockload der Daten in eine Testumgebung. Um einen spezifischen Teil der Daten zu testen und zu analysieren werden dafür andere Teile des Datenbestands mittels Dummies simuliert bzw. ausgeklammert. Nach Auswertung der Fehlerprotokolle in SAP konnten Maßnahmen zur Verbesserung des Datenflusses und der Datenqualität definiert und dementsprechend koordiniert werden.  

Dies bedeutete in erster Linie, dass der betroffene Datenbestand aufgefüllt, korrigiert und transformiert werden muss. Ebenso wurden Fehlerquellen im laufenden Betrieb beseitigt, sowohl bei der Neuanlage als auch dem Bearbeiten von Datensätzen. Maßnahmen bestanden in der Kommunikation der neuen Zielstruktur und Durchführung von geeigneten, unterstützenden Trainingsmaßnahmen (z.B. Konzept des Business Partners in SAP S4/HANA) innerhalb der Organisation.  

In einem iterativen Prozess wurden diese Mockloads mehrfach durchgeführt und mit Hilfe der Maßnahmen wurde der Datenfluss verbessert und die benötigte Datenqualität sukzessive sichergestellt. In der letzten Load wurde das komplette Set-Up von Daten geladen, welches zum GoLive im SAP S/4HANA migriert werden sollte. So konnte das Umschaltszenario vorab vollständig simuliert und mögliche verbleibende Risiken erkannt und minimiert werden.  

Es sei erwähnt, dass zu den durchgeführten Maßnahmen auch die Archivierung bzw. Löschung aller nicht zu migrierenden Daten gehörte.    

Ergebnis der Migration

Vor Inbetriebnahme von SAP 4/HANA wurden alle relevanten Master- und Metadaten zur Verfügung gestellt, ausreichend getestet und letztendlich erfolgreich migriert. 

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